人気の記事: 1.ワイシャツの襟の汚れの落とし方、2.プチプチで暖房費節約、3.片づけを成功させる方法


カテゴリ
スポンサードリンク

2020年08月23日

PDFとはなんですか?メリットは?ビジネスでは必ず使う?



パソコンでメールのやり取りをするようになると、添付ファイルがPDFファイルとして送られてくることがあります。またインターネットでサイトを閲覧していると、URLの末尾が「.pdf」となっていることもよくあります。PDFとは何でしょうか?簡単に説明します。

PDFとはなんですか?



PDFとは「Portable Document Format」というファイル形式の略称で、この形式のファイルの拡張子に「.pdf」と付けられています。

パソコンで作成した文書や表、図などを、本来のレイアウトが変わらないように保存するために用いられています。

WordやExcel、PowerPointなどで作成したファイルであれば、それらを作成したものと同じアプリケーションを使えば簡単にファイルを開いて、作成時と同じ画面を表示することができるのに、なぜPDFが必要になるのでしょうか?不思議に感じる方もいらっしゃると思いますので、PDFのメリットなどについてさらに解説します。


PDFのメリットは?



自分と周囲の人が同じようなパソコンとアプリケーションを使っていると、みんな同じパソコンを使っているように感じるかもしれませんが、世界でも日本国内でも複数の種類のパソコンがあります。Windowsユーザーが多いですが、最近はMacユーザーも増えています。

Windowsはバージョンが異なれば対応するアプリケーションも違いますし、WindowsとMacではWordのように基本的には同じアプリケーションでもWindows用とMac用があります。

同じアプリケーションを使用していても、組み込まれているフォントが異なれば、表示される文字のフォントが変わってしまうこともあります。

したがって、あるパソコンとアプリケーションで作成した文書・表・図などのファイルを、他のパソコンで開いた時に画面に同じように表示されないことも多いわけです。

冒頭にインターネット上のサイトを閲覧するとPDFファイルが表示されることが多いことを記しました。インターネットは、パソコンだけでなく、スマホやタブレット端末で閲覧することも非常に多く、それらにはWordやExcel、PowerPointがインストールされていないことがほとんどですので、それらのファイルのままでは同じように表示できないだけでなく、そもそもファイルを開いて見ることさえできなくなってしまう可能性が高くなります。

現在はパソコンだけでなくスマホやタブレット端末もPDFファイルが読めるようになっていますので、作成したファイルをPDFファイルに変換することで、誰でも本来のレイアウトと記載内容で正しく画面に表示させて閲覧することができるようになります。これが大きなメリットです。


スポンサードリンク








PDFは改変されにくい!ビジネスでは必須



PDFファイルは、開いて閲覧することは簡単です。しかし、そのファイルを開いて、内容を改変することは難しいです(*できないわけではないですが、難易度が高いです)。

自分が作成した文書などを、無断で書き換えられたりすると都合が悪いことが多いです。最近は印鑑を省略して、電子書類だけで取引できるようにIT化が進められようとしていますが、そうなればますます文書の改変などを防止しなければなりません。例えば見積書や請求書の金額などを書き換えられてしまったら、正式な文書として使えなくなってしまいます。

そのような観点でみると、PDFファイルは内容を改変しにくいです。PDFからWordファイルなどに変換し、編集してから再度PDF化することはできますが、最初の作成者によるPDFファイルとは異なることになるので、ファイルに手を加えたことがファルをチェックすれば確認できるでしょう。

またPDFファイルに電子署名を設定し、内容を改変された場合に検出できるような仕組みもあります。PDFファイルにパスワードを設定し、限られた人以外は閲覧できないようにすることも可能です。ビジネスでは重要文書をPDF化することは必須になっています。


PDFファイルの開き方



前述のように最近のパソコンやスマホ、タブレット端末では、最初からPDFファイルを開いて閲覧できるものが多いです。もしPDFファイルを開けなかった場合でも心配は要りません。Adobe Acrobat Readerを無料でダウンロードし、インストールできますので、これを使えばすぐに閲覧できるようになります。


PDFファイルの作り方



数年前はPDFファイルを作成するには、専用のアプリケーションを購入する必要がありました。しかし、現在は、Word、Excel、PowerPoint、ブラウザのChromeなどでは、印刷メニューからPDF形式を選ぶことができ、簡単にPDFファイルを作ることができます。

もし現在使用しているパソコンとアプリケーションが古く、PDFファイルの作成ができない場合は、PDF作成ソフトを購入すれば作成できます。

しかし、パソコンとアプリケーションが古い場合は、新しいものに買い換えるとPDF作成ソフトを購入しなくて済みますので、状況によってはその方が良いでしょう。


まとめ



PDFについて簡単に紹介しました。多くの人が利用するほど普及していますので、知っておくと良いでしょう。

人気ブログランキングへ


posted by ウホホイ at 18:05| Comment(0) | IT | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

スポンサードリンク
×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。